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文書の法定保存期間一覧【部門別】棚卸と廃棄の段取りつき

書庫の棚卸・廃棄をする実務者向けに、法定保存期間を部門別(経理/人事労務/総務・法務)に並べ直した一覧です。各表に起算日と廃棄前チェックを付けました。書類名から網羅的に引きたい場合は、姉妹サイトの文書保存年限早見表(スペック早見表)が根拠法つきで詳しいです。

本表は2026年度時点の一般的な情報です。業法(建設業法・宅建業法等)の独自義務は含みません。廃棄の最終判断は必ず顧問税理士・社会保険労務士・弁護士に確認してください。

🗄️ 保存期間 即答ボックス

経理の証憑7年欠損金の年度は10年
帳簿・決算書10年会社法
賃金台帳・出勤簿5年(当分3年)労基法
年末調整関係7年翌年1月10日の翌日起算
定款・登記関係実務上永久捨てない
迷ったら長い方複数法令の重複が普通

表1: 経理部門(税務・会計)

書類実務の保存年数
(長い方基準)		起算日廃棄前チェック
総勘定元帳・仕訳帳などの会計帳簿10年帳簿閉鎖の時会社法432条が10年(税法は7年)。長い方に合わせる
決算書(計算書類)10年作成した時—
請求書・領収書・契約書・見積書・注文書(証憑類)7年その年度の確定申告書の提出期限の翌日青色欠損金が出た年度の分は10年残す
電子取引データ(メール添付の請求書等)紙の証憑と同じ年数同上電子帳簿保存法によりデータのまま保存(紙に出して原本廃棄は不可)
源泉徴収簿・扶養控除等申告書など年末調整関係7年(提出期限の属する年の)翌年1月10日の翌日マイナンバー記載書類は廃棄方法にも注意(復元不可能な方法)

表2: 人事・労務部門

書類保存年数起算日廃棄前チェック
労働者名簿5年(当分の間3年)退職・死亡の日(作成日ではない)在籍者の分は廃棄不可
賃金台帳5年(当分の間3年)最後の記入をした日未払い残業のトラブルに備え5年残す運用が安全
出勤簿・タイムカード5年(当分の間3年)完結の日同上
雇入れ・解雇・退職関係書類5年(当分の間3年)退職・死亡の日—
健康診断個人票5年作成の日特殊健診(有害業務)は7年〜40年の長期保存あり・要個別確認
雇用保険 被保険者関係書類4年完結の日—
健保・厚年の書類2年完結の日—
労災保険関係書類3年完結の日—

※ 労基法109条の「5年」は経過措置(143条)で当分の間3年。ただし賃金請求権の消滅時効は既に5年(当分3年)へ延長が進んでおり、実務は5年保存に寄せておくのが無難です。

表3: 総務・法務部門

書類保存年数起算日廃棄前チェック
定款・登記関係・許認可書類実務上永久—廃棄しない
株主名簿実務上永久—備置義務あり
株主総会議事録10年(本店)総会の日支店備置分は5年
取締役会議事録10年取締役会の日—
契約書(取引基本契約など継続中のもの)契約終了後7年〜10年契約終了時契約が生きている間は年数に関係なく廃棄不可

年1回の廃棄棚卸の段取り(実務手順)

  1. 期限一覧を作る: 箱・フォルダごとに「書類種別/年度/起算日/廃棄可能年」をラベル化(起算日は作成日でなく上表の起算日で)
  2. ストップ条件を確認: 税務調査中・係争中・監査対応中の年度、欠損金の繰越がある年度(10年)、契約継続中のものは廃棄対象から外す
  3. 決裁を取る: 廃棄リストを税理士・社労士確認のうえ責任者決裁(このリスト自体を保存)
  4. 廃棄方法: 機密書類は溶解・シュレッダー。マイナンバー・個人情報を含むものは復元不可能な方法で(電子データは確実な消去)

よくある質問

Q1. 「7年」の領収書、実際にはいつ捨てられる?

A. 起算日が申告期限の翌日なので、例えば3月決算の2020年3月期分(申告期限2020年5月末)は2027年5月末まで。書類の日付からは実質8年前後残ることになります。

Q2. スキャンして紙は捨ててもいい?

A. 電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件(タイムスタンプまたは訂正削除履歴の残るシステム等)を満たせば可能です。要件を満たさない単なるPDF化では紙の廃棄はできません。導入は税理士に相談を。

Q3. 個人事業主も同じ年数?

A. 違います。青色申告の帳簿・決算関係は7年、請求書・見積書等は5年(消費税の課税事業者は請求書等7年)が基本で、会社法の10年はかかりません。

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出典(すべて官公庁の一次情報)

※ 本表は一般的な情報です。実際の手続き・判断は公式情報および専門家にご確認ください。廃棄の可否の個別のご相談には回答できません。

最終更新: 2026-09-08